こんにちは。
今回は海外営業事務として働いている筆者が、営業事務ってどんな仕事？貿易事務って何するの？という疑問に答えます。
会社によって多少違うこともあると思いますが、営業事務・貿易事務としてこんなことをしているというのをざっくりと紹介していきます！
ぜひ就活等の参考にしてみて下さい(^^)
必要な資格
必要な資格は特にありません！技術や知識は特に必要なく、誰でもできます。ただ、貿易事務や海外の営業事務をする場合、英語ができると役立ちます。
また普通の貿易事務や海外営業事務には資格は要りませんが、通関士等の資格を持っているとできる仕事の幅が広がると思います。
仕事内容
では、ここから営業事務/貿易事務の仕事内容をざっくりと紹介していきます。
入力作業
一番多いのは、入力作業です。
営業事務・貿易事務は裏方なので、データの入力作業等がかなり多いです。受注入力をしたり、売上入力をしたり、とにかくパソコンと向き合って数字や文字を入力する作業がたくさんあります。
難しくないですが、ミスがあると大変なので、正確にやることが大事な作業です。
書類・資料作成
納品書や請求書の作成など、お客様宛の書類を作成してお客様に送ります。
また、手順書やマニュアル作成などの書類・文書作成も行うことがあります。
電話対応
お客様からの問い合わせに答えます。納期の問い合わせや、商品の問い合わせなど様々な問い合わせが来るのでその都度対応をします。
出荷作業
出荷作業は、貿易事務等の海外関連の事務の場合に関係ある業務です。
国内とは違って、海外に出荷するにはINVOICE等の資料が必要で、この資料を作成する必要があります。
ちなみにINVOICEとは
主に海外へ物品を発送する際に、その中味を英文で説明する書類のことである。
（ Invoice（インボイス）とは：生産管理・販売管理の用語集：FutureStage：株式会社日立システムズ (hitachi-systems.com) ）
この荷物には、どんな商品がどれくらい入っているか、いくら入っているかなどの情報を正確に英語で書く必要があります。
海外に輸出する際にはその国によって様々な規制があるので、規則に従って対応していきます。
メール対応
メールもたくさん来るので都度対応していきます。
一番多いメールは、見積もりや納期問い合わせメールです。事務でも見積もりするの？と思う方もいるかもしれませんが、事務でも見積もり対応はします。
お客様によって金額の出し方は決まっているので、その決まりに従って計算をして回答するだけなので、そんなに難しくはないです。間違えないように丁寧に行えば大丈夫です。
その他
その他、納期回答や海外出荷における関税節約のために申請をしたり、手続きを行ったり、他部署に問い合わせたり、、、様々な業務があります。
また会社によってもいろいろな事務的業務がプラスであると思います。
まとめ
今回は事務職の仕事内容についてまとめていきました。
これだけ見ると、楽そう！って思う方もいるかもしれません。
ですが、そんなに楽ではないです！事務だからといって適当に仕事をしてはいけませんし、責任を持って仕事をする必要があります。入力作業にいても数が多いので、正確にかつスピーディーにタスクをこなしていかなくていけません。
誰でもできることではありますが、きちんと責任を持って丁寧に仕事ができることが事務職にとても大切だと思います！
事務職って何しているんだろうと思っている方に少しでも参考になれば嬉しいです。
